Contexte
Le Krakatoa est une scène de musiques actuelles (SMAC) située à Mérignac, portée par l'association Transrock. Son bâtiment, tout juste rénové, ouvre de nouvelles possibilités d’exploitation : un lieu plus intensément utilisé, des formats plus variés, des publics plus nombreux et plus divers.
Outre les concerts et les résidences, le Krakatoa accueille des congrès, des séminaires, des événements privés ou municipaux. Il met aussi ses espaces à disposition de la Ville de Mérignac et des associations locales. Pour faire face à la hausse temporaire de cette activité événementielle, l'association recrute un·e assistant·e de production en CDD au sein du pôle production.
Positionnement et mission générale
Rattachement : sous l'autorité de la direction. Dans son travail quotidien, l'assistant·e est coordonné·e par le chargé de production.
Relations de travail : programmation, direction technique, administration, communication, équipes artistiques, clients, prestataires et attaché·es de production vacataires.
Mission générale : l'assistant·e de production assure le suivi des congrès, séminaires, soirées privées et mises à disposition (Ville de Mérignac, associations locales) accueillis au Krakatoa, de la demande du client au bilan. Il ou elle fait le lien entre des clients exigeants, souvent peu familiers des contraintes d'un lieu de concert, et les équipes du Krakatoa. Il ou elle participe ponctuellement à l'accueil des concerts. Il ou elle travaille selon les procédures et les budgets validés par le chargé de production et la direction.
Missions
1. Congrès, soirées privées et mises à disposition
- Être l'interlocuteur·rice quotidien·ne des clients, de la demande initiale au bilan, en lien avec le chargé de production ;
- Recueillir et reformuler les besoins du client, puis vérifier leur faisabilité avec le chargé de production et la direction technique : jauges, horaires, règles de sécurité, contraintes techniques et acoustiques du lieu ;
- Organiser les visites du lieu, expliquer au client les contraintes d'un lieu de concert et proposer des solutions adaptées lorsque ses demandes ne sont pas réalisables en l'état ;
- Préparer et suivre les mises à disposition des espaces pour la Ville de Mérignac et les associations locales, selon les conventions et les conditions tarifaires définies par la direction ;
- Préparer les devis à partir de la grille tarifaire validée par la direction, puis assurer leur suivi ;
- Préparer les éléments budgétaires de chaque événement et suivre les dépenses engagées, en lien avec le chargé de production et l'administration ;
- Préparer les contrats et suivre leur circuit de validation et de signature ;
- Coordonner la logistique avec les services du Krakatoa et les prestataires extérieurs (traiteur, mobilier, décoration, accueil) : réservations, commandes, plannings ;
- Rédiger les documents de production et les feuilles de route, et informer les équipes internes des demandes particulières des clients ;
- Être présent·e les jours d'événement pour accueillir le client et suivre le déroulement, en lien avec le chargé de production et la direction technique ;
- Recueillir la satisfaction du client et rassembler les factures et pièces nécessaires à la clôture du dossier.
2. Appui à l'accueil des concerts
- Participer ponctuellement à la préparation des accueils VHR (voyage, hébergement, restauration), en appui du chargé de production et des attaché·es de production vacataires ;
- Découvrir le fonctionnement de l'accueil des équipes artistiques et techniques les soirs de concert.
3. Assurer le suivi budgétaire et administratif des projets
- Mettre à jour les plannings, les tableaux de suivi et les outils partagés du pôle ;
- Faire l'inventaire des consommables de production et préparer les commandes, à soumettre pour validation ;
- Recueillir les données nécessaires aux bilans d'activité et aux demandes de subvention ;
- Appliquer les bonnes pratiques environnementales du lieu : tri des déchets, catering responsable.
Compétences, qualités et profil
Compétences attendues
- Gérer une relation client exigeante avec diplomatie : reformuler une demande, expliquer une contrainte, proposer une alternative ;
- Suivre plusieurs dossiers en parallèle et respecter les échéances ;
- Assurer un suivi administratif rigoureux : devis, factures, tableaux de suivi ;
- Coordonner des prestataires événementiels : traiteurs, loueurs, décorateurs ;
- Maîtriser la bureautique, notamment le tableur, et les outils collaboratifs ;
- Rédiger des documents clairs et transmettre des informations fiables ;
- Pratiquer l'anglais à l'oral et à l'écrit ;
- Avoir de l'intérêt pour le spectacle vivant et les musiques actuelles.
Qualités professionnelles
Sens de l'organisation et de l'anticipation · Rigueur et fiabilité · Aisance relationnelle et sens du service · Esprit d'équipe · Réactivité · Capacité à rendre compte
Profil
- Formation en événementiel, tourisme d'affaires, hôtellerie ou production du spectacle vivant ;
- Au moins un an d'expérience dans l'organisation d'événements pour des clients (congrès, séminaires, soirées d'entreprise), en agence, en lieu de réception ou en hôtellerie. Une expérience dans un lieu de spectacle est un plus ;
- Permis B exigé.
Conditions d'emploi et candidature
Contrat : CDD de 6 mois à temps partiel, pour accroissement temporaire d'activité
Temps de travail : 28 heures hebdomadaires
Prise de poste : Dès que possible
Horaires : Travail ponctuel en soirée et le week-end, selon le calendrier des événements
Convention collective : CCN ECLAT (IDCC 1518), groupe B, coefficient 265
Rémunération : Selon la grille conventionnelle et l'expérience
Lieu : Krakatoa, Mérignac (Gironde)
Candidature
CV et lettre de motivation à adresser à catransrock@gmail.com avant le jeudi 22 octobre 2026 à minuit. Les entretiens avec les candidat·es présélectionné·es auront lieu les mercredi 28 et jeudi 29 octobre 2026.
